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活动策划中媒体方面需要注意的问题

2012-11-05 09:27:25

活动策划中媒体方面需要注意的问题

问:媒体报道会成为你的活动的一部分吗?

答:你打算在什么时候、什么地点邀请媒体来参加你的活动?你可以在活动之前开一个新闻发布会,也可以安排几组独立的媒体采访。斟酌一下将这些活动安排在哪里最合适,以及是否需要一个单独的房间。

问:媒体将以客人的身份参与你的活动吗?

答:餐饮方面的安排是否已经把他们计算在内?如果在晚餐之后还有一个 鸡尾酒会,那么,你打算把他们安排在特地为媒体准备的餐桌上呢,还是和其 他客人在一起?在一次筹款活动中,主办方只为媒体工作人员提供了桌子而没 有提供餐饮。不用说,媒体是很不愉快的,至于媒体会如何报道这次活动也就 可想而知了,更不用提促进活动策划委员会与媒体和慈善组织的长期合作关系了。因此,如果你已经把媒体作为客人邀请来了,就要以客人之礼对待对方。假如你邀请媒体仅仅是为了报道活动的某一部分的话,你―定要在邀请信中写清楚,这样他们也就知道自己该怎么做了。如果出于安全考虑,重要人物只允许每次接受一家媒体采访,那么应该为他们安排一个独立的房间(并备有足够的茶点)

 

问:媒体有无特殊要求?比如一个单独的媒体专用房间、媒体报道专用接口或者为运输设备的车预留几个停车位?

答:要清楚媒体工作人员什么时间来以及他们会带些什么。他们希望看到发生什么事情?如何给他们的工作提供方便?不要打无准备之仗。你不想看到新闻报道组来了半天,却没什么可报道的吧?如果媒体来得太早,参加活动的名人要很晚才到,或者活动还有一段时间才开始,那肯定是一种时间上的浪费。你的职责是告知媒体到达现场的最佳时间,以便他们能够捕捉到最佳镜头,尽显活动的良好气氛。另一方面,在安排时刻表时要牢记媒体节目的规定播放时间。例如,假如你想让总裁的演讲在晚上11点的新闻节目中播出,你就必须给予媒体的摄像人员和编辑足够的时间。为了使活动得到充分报道,应尽可能在所有方面配合媒体的工作。只有这样,大家才能获得双赢,在你的下一次活动中他们还会再来。

 

问:准备媒体资料袋的目的是什么?

答:资料袋中要放些什么东西?什么材料可以帮助媒体更好地对你的活动进行报道?你想要强调的又是什么?媒体是否需要某些与会者的个人简介、活动的背景或者赞助商的情况介绍?你需要准备多少资料袋?你是否将这些费用列入了预算?谁负责准备这些资料袋?在什么地方分发给媒体?要为媒体签到单设一个登记处吗?这样你就可以看到哪家媒体已经到达,然后派代表带领他们参观一下活动的重要场所,并把他们介绍给参加活动的关键人物。同时你也可以发现哪些媒体没有到场,随后可以打个电话询问一下,并给他们寄去相关的媒体资料袋。

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