会议策划公司绘制甘特图的步骤

2013-01-23 16:41:07

绘制甘特图,活动策划

　　1.明确项目牵涉到的各项活动、项目。内容包括项目名称(包括顺序)、开始时间、工期，任务类型(依赖/决定性)和依赖于哪一项任务。

　　2.创建甘特图草图。将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。

　　3.确定项目活动依赖关系及时间进度。使用草图，并且按照项目的类型将项目联系起来，并且安排。

　　此步骤将保证在未来计划有所调整的情况下，各项活动仍然能够按照正确的时序进行。也就是确保所有依赖性活动能并且只能在决定性活动完成之后按计划展开。同时避免关键性路径过长。关键性路径是由贯穿项目始终的关键性任务所决定的，它既表示了项目的最长耗时，也表示了完成项目的最短可能时间。需要注意的是，关键性路径会由于单项活动进度的提前或延期而发生变化，而且要注意不要滥用项目资源，同时，对于进度表上的不可预知事件要安排适当的富裕时间。但是，富裕时间不适用于关键性任务，因为作为关键性路径的一部分，它们的时序进度对整个项目至关重要。

　　4.计算单项活动任务的工时量。

　　5.确定活动任务的执行人员及适时按需调整工时。

　　6.计算整个项目时间。

　　网络分析：关键路径

　　关键路径法是网络计划的另一种基本形式，还可以调整项目的费用和工期，以研究整个项目费用与工期的相互关系，争取以最低的费用、最佳的工期完成项目。关键路径法可以经验数据为基础较准确地确定各项工作的持续时间

　　任何项目的一个非常重要的方面是各项任务之间的相互关系。这一点很难在甘特表中表现出来。在大型的特别活动中，甘特表可以变得非常复杂，而当时间安排上有冲突的时候，可以用不同的线条和颜色等来大致标明。活动管理的一个重要部分是给各项任务制定一个优先秩序。

　　最有效的时间安排可以用图表来表示，这就是关键路径。关键路径就像是一个箭头，如果在关键路径中的任何一个部分执行不好，都会影响到这个箭头指向的下一个任务。

　　无论是时间表还是网络图，活动策划公司，它们一方面是非常有用的沟通和控制工具，但另一方面都有各自的局限性。比如1984年洛杉矶奥运会的组委会就放弃了“关键路径表”，因为它变得太难操作。在这个“关键路径表”上有多达600个的节点。这样一来，作为沟通和控制的工具，这个表只能让人迷惑。而解决的方案则是奥组委返回到每周的例会这样的传统方法。

　　以下是一个甘特表采用一个网络(关键路径)的表达方式：

 

　　6，责任――从文件到分发手册。

　　这个分发的手册包括：

　　· 工作分解结构

　　· 任务责任表

　　· 要点备忘

　　· 时间安排

　　· 资源分析――列出所有需要的资源和合同

　　· 财务计划和预算

　　· 利益相关者的管理计划―― 包括赞助计划、活动推广计划、工作汇报计划等等

　　· 风险管理计划

　　7，给付阶段和投资回报。

　　在活动行业中，不管活动的主办方是政府还是企业，越来越被关注的是投资回报。它是活动回报给主要的利益相关者的效果的财务量化的指标。

　　给付阶段是指支付所有活动费用的时间长度。

　　许多活动的收益是非物质性的，比如说我们常用的两个词——社会效益和品牌打造，一般很难用财务的指标来衡量。不过，我们可以用一些经济工具来协助。最常见的一个衡量活动举办地非物质性收益的工具是估算消费者的剩余价值。采用这一方法，一项活动的成本和收益的关系就可以被估算出来。比如炎帝始祖的陵寝所在地炎陵县每年会在清明和重阳举办祭拜炎帝始祖大典，因为祭祀活动的举办，吸引了大量海内外游客认祖归宗，来炎陵祭拜始祖，他们于祭拜期间在炎陵县的吃、住、行、购,都会直接拉动地方经济，这种拉动应该也算作活动的收益。

　　8，工作进度报告和已完成价值。

　　活动的客户和主要赞助商不会等到活动结束时才去了解活动的成功与否。通常，他们需要得到活动管理的执行情况报告。这种报告的形式叫做工作进度报告。

　　运用项目管理的方法，就不难获得这些报告。甘特表应该能明确地告诉客户有关任务的执行情况。而已完成价值则是对已完成的工作量的定价。比如，在特定的时间内，一项价值十万元的活动的推广计划已经完成了一半，就可以说它的已完成价值是五万元。