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上海经验丰富活动策划公司__活动策划关键任务时间表很重要

 

上海经验丰富活动策划公司__活动策划关键任务时间表很重要

 

有条不紊和注重细节是举办一次成功活动的两个关键。举办者在活动中应当确保所有事情不出纰漏,并且都按预定计划顺利进行。活动的组委会必须坚持既定的方针。如果花上两个月的时间去敲定一件事情,那将会导致活动的管理效率低下。你可以花上数小时设计一份有创意的邀请函,但如果这份邀请函没能及时打印出来以致错过了寄出的最后期限,后果将不堪设想。所以,一旦你决定承担某项活动,接下来你就应当立即制定关键任务时间表。

在制定关键任务时间表之初,你应当在日历上确认活动举办的时间,然后从那天开始向前排出每天应当做的事情。有不少差点弄砸活动的可怕故事:在一次筹款活动中,活动计划和标志都在最后作了临时改动,而且差点没有及时送到。在另外一次活动中,计划书都已经分发之后,计划书的插图才送达。还有一次,一批恤衫由于刚刚将标志印上去,以至于装这些了恤衫的箱子到场打开时还在冒着热气。这些失误都给参加活动的客人留下了组织混乱的印象。而这些失误和差点酿成大祸的事例正是由于计划不当和协调不力造成的。在筹备活动的整个过程中,你应当严裕地执行每个时间段的安排,否则就容易导致多米诺骨牌效应。让人吃惊的是,有时一件看似微不足道的小事竟会对活动产生重大的影响。在一次筹款活动中,工作人员居然在活动开始前几分钟还在对座位的安排进行调整,以至于到后来他们完全没有时间再检査一遍,导致出现了令人尴尬的错误:一张桌子被同时分配给了两家公司,当工作人员忙着额外再去寻找一张桌子时,客人们只得站在一旁等待。糟糕的是,由于没有多余的桌布以及中央装饰品,最后增加的那张桌子放在那里和其他桌子显得极不协调,所以又只得将它撤下来。因为是在最后一刻接到了位置调整的指令,所以工作人员没能留出足够的时间检查重新安排的情况。

你的目标是要在方案实施的前一天将所有事情完全定下来,好让每个相关人员有时间检查关键时刻的各种细节。你应该让每一个工作人员在活动开始的 那一天处于精神饱满的最佳状态。

拿出你所有的合同,确保所有的重要截止日期成为你的关键任务时间表上的一部分。同时你应当格外注意来宾人数变更日期和活动取消日期。在这些最后期限之前,你可以改变参加人数(人员损耗)和取消整个活动《安排取消)而不会招致不良后果。通常,你可以在一定时间之前减少原定的用餐客人数量,或者减少原定的客房预订量而不会产生任何费用。一定要将最后期限和检査的时间考虑在内。给你自己留出充足的时间作出明智的决定。如果你错过了来宾人数变更曰期,错过了减少原有客人数量的机会,那么这个错误将会使你付出昂贵的代价,因为你将不得不按原先合同上所确定的客人数目和客房数量付费。

在活动进行过程中,你还要继续更新你的关键任务时间表、成本表和支付计划,应确保这些表格清单没有任何遗漏。给每件事情都加以简单说明,比方说由谁具体负责,最后期限是哪一天。要给自己留出足够的时间不慌不忙地做好你的关键任务时间表。

下面是为11月1日的一个活动准备的关键任务时间表样本。这个样本帮助你理解以上提到过的时间安排问题,包括制定客人名单和发送邀请函的时间等。在这个例子中,一家专业的邮递公司会根据合同寄送所有的邀请函,即首先将邀请函装入信封里,然后将其一一寄出。这项工作当然也可以由内部人员来完成,只要你能抽出部分员工加班加点地做就行。但如果员工既寄信,又要做日常工作的话,你的工作可能没法在最后期限前完成。这份样本包括了在关键任务时间表上的一些重要日期。当然,时间也会因具体的要求、供应商的最后期限和季节而变动。

任务
负责人
完成曰期
制定客人名单
XXX
51
设计邀请函
XXX
51
将具体内容告知设计师
XX
712
确定邮递公司
XX
712
审邀请函
XXX
726
二审邀请函(如有要求)
XXX
83
将邀请函交印刷厂
XX
89
将邀请函送至邮递公司
XX
823
邀请函寄给名单人上的客人
XX
913
贵宾通行证寄给名单上的客人
XXX
927
(如需用到)
 
 
将回复截止日期通知名单人上的客人
XX
927
邀请函寄给名单8上的客人
XXX
927
将回复截止日期通知名单8上的客人
XX
1012
贵宾通行证寄给名单8上的客人
XX
1012


当你邮寄邀请函时,一定记得邮寄一份给你自己。如此一来,你便可以知道是否在寄送过程中有意料不到的延迟情况。如果你检查邮票么邮戳的日期,你就可以了解邀请函是否是如期寄出的。


 

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关键词索引:上海经验丰富活动策划公司 活动策划 关键任务 时间表 重要

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本文标题:会议活动相关
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