合同管理的最后一把锁

2013-01-11 13:33:52

　　活动行业合同的原则性与灵活性，可以保证公司大部分的活动不会因为合同而走到司法诉讼的阶段。但这也从另一个侧面说明，活动行业是一个相对感性的行业，比较重人情世故，遇到问题一般也不会过于较真，闹得那么极端。但是如果想要避免活动执行过程中出现不必要的合同风险从而影响活动进程的话，合同出口部门就一定要把控严格。

　　法务人员在合同出口的问题上一定要坚持原则，保证只有一个出口，合同章也必须由特定的法务人员保存。合同审批要按照一个完整的流程来进行，流程走完才能够最后盖章，不要搞人情通融。在合同草拟和走流程过程中，即使法务部门和业务部门发生一些矛盾，也必须坚持合同出口的最后部门仍然归属前者，这样，既把矛盾局限在了公司内部，客户也不会受到影响，更不会使客户因为合同的出口问题对公司的管理体制和信誉发生质疑。

　　所以，良好的合同管理和流程管理制度是活动执行过程中强有力的后盾和保障，这就要求活动运营公司要加快公司内部流程建设和培训，理顺公司内部合同审批流程，使每一个执行人员都对合同审批流程有深刻的理解，逐步建立一套适合于本公司的，能够高效、清晰、便捷地完成各项合同审批的流程体系。因为当一个大型活动来临的时候，项目一旦启动，大部分的人都将奔赴活动现场，活动策划，几地联络，前方的执行人员一方面要跟活动主办方进行沟通谈判，另一方面还要跟公司的法务人员沟通处理合同相关事宜，只有活动执行人员充分的了解合同审批流程，才不会完全坐等法务人员去代替你完成这些审批流程，因为那样做的结果,既降低了工作效率，又容易因为时间问题产生内部矛盾。

　　法务人员对合同盖章富有很重要的责任，要严格按照合同的审批流程盖章，特别不能越级盖章。问题是，合同审批本身又是一个需要细致审查和校对的过程，所以，执行人员便不能要求法务人员代替你完成所有合同的审批流程。如果有两个法务人员，最好安排一个随同项目组进驻活动现场，协助审批流程，另一个则留在公司专门负责详细的合同审批。

　　下面是我们经过长期活动经验积累，总结归纳出的对外经济和非经济合同审批的标准流程图：

　　对外经济合同审批流程：

　　对外非经济合同审批流程：

　　此外，合同签订和审批还需要注意以下几点：

　　1、原则上，合同经办人必须提前一天将合同及合同相关资料发送至法务专员的邮箱中，并告知法务专员及时审核。

　　2、经法务专员审核过的合同如有任何新的修改，必须重新提交法务专员审核确认。合同经办人应保证最终提交法务专员盖章的合同是经法务专员确认过的合同。

　　3、签订合同之前，原则上要求对方提供营业执照复印件(或身份证复印件)、相关资质证明等。

　　4、除演出合同外，经济合同原则上不走私账，其它合同如需走私账必须经总经理特别批准。一切经济合同原则上必须约定不少于合同总金额20%的尾款，如不留尾款的，也必须经总经理特别批准。

　　5、原则上由合同经办人填写合同审批单，履行完全部合同审批流程后将合同提交法务专员盖章。如果合同经办人随项目组外出，合同经办人应委托一名项目组成员完成合同审批流程。合同经办人应保持与受委托人员的沟通，并随时督促双方合同签署事宜。

　　6、合同生效后(一般是经合同双方签字盖章后)，合同经办人应将合同审批单、生效的合同原件、对方营业执照复印件或身份证复印件、相关资质证明及合同传真件提交法务专员存档。

　　可见，一套完整规范的合同审批程序是要经过长期的实践总结和摸索出来的，一旦形成规范，就要不遗余力地坚守和认真履行，这样公司才能更加的发展壮大，成为行业的标准和先锋，这也是我们活动公司一直积极努力的方向。