活动策划中媒体方面需要注意的问题

问：媒体报道会成为你的活动的一部分吗？

答：你打算在什么时候、什么地点邀请媒体来参加你的活动？你可以在活动之前开一个新闻发布会，也可以安排几组独立的媒体采访。斟酌一下将这些活动安排在哪里最合适，以及是否需要一个单独的房间。

问：媒体将以客人的身份参与你的活动吗？

答：餐饮方面的安排是否已经把他们计算在内？如果在晚餐之后还有一个 鸡尾酒会，那么，你打算把他们安排在特地为媒体准备的餐桌上呢，还是和其 他客人在一起？在一次筹款活动中，主办方只为媒体工作人员提供了桌子而没 有提供餐饮。不用说，媒体是很不愉快的，至于媒体会如何报道这次活动也就 可想而知了，更不用提促进活动策划委员会与媒体和慈善组织的长期合作关系了。因此，如果你已经把媒体作为客人邀请来了，就要以客人之礼对待对方。假如你邀请媒体仅仅是为了报道活动的某一部分的话，你―定要在邀请信中写清楚，这样他们也就知道自己该怎么做了。如果出于安全考虑，重要人物只允许每次接受一家媒体采访，那么应该为他们安排一个独立的房间（并备有足够的茶点）

问：媒体有无特殊要求？比如一个单独的媒体专用房间、媒体报道专用接口或者为运输设备的车预留几个停车位？

答：要清楚媒体工作人员什么时间来以及他们会带些什么。他们希望看到发生什么事情？如何给他们的工作提供方便？不要打无准备之仗。你不想看到新闻报道组来了半天，却没什么可报道的吧？如果媒体来得太早，参加活动的名人要很晚才到，或者活动还有一段时间才开始，那肯定是一种时间上的浪费。你的职责是告知媒体到达现场的最佳时间，以便他们能够捕捉到最佳镜头，尽显活动的良好气氛。另一方面，在安排时刻表时要牢记媒体节目的规定播放时间。例如，假如你想让总裁的演讲在晚上11点的新闻节目中播出，你就必须给予媒体的摄像人员和编辑足够的时间。为了使活动得到充分报道，应尽可能在所有方面配合媒体的工作。只有这样，大家才能获得双赢，在你的下一次活动中他们还会再来。

问：准备媒体资料袋的目的是什么？

答：资料袋中要放些什么东西？什么材料可以帮助媒体更好地对你的活动进行报道？你想要强调的又是什么？媒体是否需要某些与会者的个人简介、活动的背景或者赞助商的情况介绍？你需要准备多少资料袋？你是否将这些费用列入了预算？谁负责准备这些资料袋？在什么地方分发给媒体？要为媒体签到单设一个登记处吗？这样你就可以看到哪家媒体已经到达，然后派代表带领他们参观一下活动的重要场所，并把他们介绍给参加活动的关键人物。同时你也可以发现哪些媒体没有到场，随后可以打个电话询问一下，并给他们寄去相关的媒体资料袋。