一、会议会展及其意义

会议会展包含各类企业年会、晚会、酒会、宴会，发布会、推介会，展会等，参与人员数量一般较大，这里指的仅限于年会、晚会、酒会、宴会，它是企业单位提升企业文化，加强外界联谊、交流、合作等最好的活动方式。

二、会议会展的服务内容

1、会议策划：年会、晚会、酒会、宴会这类会议活动大多以联谊、联欢为主，所以大多比较随意、休闲，现场气氛以轻松、欢快、高雅为主，会议流程的策划多以娱乐性为主，所以北京年会策划公司应围饶这些进行会议策划。

2、会议演出：受会议活动的特点，年会演出节目大多以喜庆、欢快的节目为主，并且大多数节目应该以员工自导自演的节目为主；而答谢酒会、晚会、宴会等这类活动，则应该以优雅的背景乐配以格调高雅、新颖的演出为主，例如：乐队有新民乐、弦乐四重奏、萨克斯，舞蹈乐的有芭蕾舞、异域风情的舞蹈等，魔术、相声等语言类节目较适合这种场合，北京年会策划公司应结合主办方及活动本身的特点和要求来确定年会演出节目。

3、会议礼仪：会议礼仪多以签到、接待为主，配合会议中有一些仪式等。

4、会议餐饮、住宿和旅游：大多数年会、晚会、宴会、酒会常与餐饮、住宿以及旅游是紧密相连的，所以会议的场地必须适合就餐，能提供住宿，并且能够开展良好的休闲、娱乐活动。

5、会议设备租赁及场地布置：会议灯光音响、舞台搭建、会场布置等。

6、流程控制：会议活动现场的管理和执行要求会议公司和年会策划公司能够很流畅、自然的安排好会议的每一个活动环节。

三、北京年会策划公司的服务流程

· 初次沟通：了解会议会展活动情况，了解彼此公司情况

· 面访：深入了解和沟通会议时间、地点、人物、要求、预算等，初步确定合作意向

· 签定合同，支付首付款：双方达成合作意向，支付首付款

· 出初案：根据活动方要求出具会议策划及执行方案

· 策略沟通：甲乙双方根据具体情况进行深入的策略沟通

· 出二次方案：双方深入的策略沟通后，以初案的基础上出二次方案

· 方案修改、完善：双方再次沟通，并对方案进行修改和完善

· 确定策划方案：甲方签字确认

· 会议前期执行：物料、设备提供，场地布置，餐饮、住宿以及娱乐安排等

· 甲方前期确认：甲方在活动前对设备、物料、布展情况等软硬件进行确认

· 会议现场执行：会议现场的演出、礼仪、设备、现场进度和流程控制等，交通、住宿安排等

· 结清尾款：活动结束甲方确认无误后结清尾款