会议策划公司活动的预算

2013-01-23 16:42:43

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　　在策划方案得到客户认可和批准后，双方的合作将进入实际操作的阶段。活动主办方(甲方或客户)会要求活动运营公司根据通过的策划方案做出预算，通常在预算方案也被认可和批准后，双方才会签订这个活动项目的运作协议。这个运作协议可能包括前期策划费用，也可能不包括，因为策划费用有时在先签署的策划协议里已经实现。

　　所以，在活动的筹备阶段，首先需根据项目策划方案做一个详细的预算。

　　说到活动的预算，很多人最先想到的应该就是“钱”，从某种意义上来说这是对的，因为活动行业是个服务性的行业，活动运营公司要为客户服务，执行客户认可的方案，客户自然要支付一定的费用，包括用于活动本身的费用和活动运营公司的酬劳。

　　活动的规模与客户支付的金额成正比，钱的多少决定了活动规模的大小，你要想花很少的钱做很大的活动，几乎是不可能的，除非在一些环节上偷工减料，而这必然会导致服务质量的下降。

　　同样的道理，一个活动项目花了许多不必要的费用，那是对客户的不负责任，不仅将损害客户的利益，对活动运营公司的品牌也是很大的伤害。客户与活动运营公司的关系是相辅相成的，科学、合理地做好预算，把钱用到恰当的地方，处理好成本控制与活动质量的关系，这是一门相当需要经验和智慧的艺术，只有把这项工作做好，才能令客户满意，维持与客户的良好关系。

　　活动的预算

　　1，制定预算

　　我们可以根据以下流程来制定预算：

　　一个活动项目的预算通常包括以下内容：

　　一、演出人员费用(包括明星及随从和其他艺人、团队)

　　1、出场费

　　2、差旅费

　　3、食宿费

　　二、舞台舞美设计制作费用 (不含税费)

　　1、舞美设计费

　　2、基础台搭建费

　　3、舞美装饰费

　　三、舞台灯光、音响租赁费

　　1、灯光租赁

　　2、音响租赁

　　3、LED租赁

　　四、特效演出费用

　　1、烟花

　　2、舞台特效：泡泡机、火焰机、冷焰等

　　3、维亚

　　五、电视录制播出费用

　　1、录制设备租赁费：转播车、摄像机、摇臂等

　　2、录制人员费用：交通、食宿、劳务

　　3、播出费

　　六、音乐创作及制作费用

　　1、作词作曲费

　　2、编曲、 录音、制作费

　　七、服装设计制作费

　　1、艺人表演服装

　　2、团体表演服装

　　八、道具设计制作费

　　1、演员表演道具

　　2、观众气氛道具

　　九、平面设计包装费

　　节目单、邀请函、工作证、海报、执行手册等。

　　十、活动宣传费

　　十一、销售费用

　　十二、工作人员费用

　　1、交通费

　　2、食宿费

　　3、办公费

　　4、劳务费

　　十三、不可预计费

　　市场是不断变化的，上述项目的价格也不会一尘不变，会经常波动，预算的编制一定是建立在对市场价格充分了解的基础上的，不能凭借过去的经验和印象来编制。比如某个明星，以前请他一直是十万元出场费，而他由于某些原因身价上涨，今年可能要二十万，你按去年的造预算，将预算报给主办方通过并批准执行，就会吃大亏，因为活动主办方已经同意或指定了该演员，你所有的宣传也出去了，活动策划公司，在这种情况下，不可能更换演员，也不可能找主办方追加预算，作为承办方这个多出来的十万元就必须由你自己出了。同样的道理，该演员也有可能身价缩水，如果按原来的做预算，主办方会认为你很不专业，甚至会因此怀疑你的商业诚信。

　　所以，在做预算的时候，重新询价是必要的。

　　要保证一个高质量的活动项目的完成，活动的成本计算应大致符合实际需要。

　　作为一个专业的活动运营公司，你的预算和支出，必须经得起客户的检验，经得起时间的检验。当一个活动项目有多家公司竞争，或者客户采取招标方式的时候，除了你的策划要有竞争力，你的精准的预算将是一个有力的武器。预算的竞争力当然体现在价格上，但盲目的降价或压价，绝对是把双刃剑，既降低了活动的质量达不到客户想要的效果，也减少了活动运营公司的利润，也会使团队的品牌受到伤害。

　　那么，如何让预算具备竞争力呢?