某位客户要在上海举办一次奖励活动，她明确提出了需要哪种客房，并且考察了所有的房间，其中包括海景房，即饭店可以观看海上景色的最好的房间。在开预备会时我们发现，饭店想把客户安排在条件略差的房 间里‘原来在我们签订合同之后，饭店改变了各类房间的名称。幸好我们原 先的活动工作单不仅标注有合同里订好的房间号，而且还注有房间的名称和类型。他们把他们的新示意图给我看，我则把我的旧示意图和签订的合 同展示给他们看。他们说其他人已经签合同预订了那些海景房，不能进行 任何变动，但我提出了异议。活动策划的基本规则之一就是不要接受对方说“不”的回答。结果我们打电话给这家连锁饭店的副总’他很快把事情解决了，我的客户获得了最初预订好的所有房间。所以将合同原件和示意图 带在身边至关重要，正因如此，我才能迅速采取行动，在客户和客人到来之前把所有问题解决。

 

          当你举办一场活动时，你必须比客人提早到达，以确保一切都已准备就绪。一定要最后审查一遍你跟饭店和与活动有关的供应商们签订的合同和准备的活动工作単。根据活动的复杂程度，提前审查工作少则需要三人，多则牵涉到千人。每个人都必须步凋一致。他们必须一批一批地按指挥工作，就像一个接力队，每个人在最合适的时刻把短棒传递给下一个人。如果有人把短棒掉落在地上，另一个人必须立即把短棒捡起，继续跑，而不落下一步。通过与相关人员核查你的合同以及活动工作单，你能确保合同里的每一项内容都得到落实。你的目标是所有相关人员都能步调一致地工作，所有达成协议的东西都落实到位。

 

          另一个例子是在加勒比海游船上举行的一次奖励活动。我在客人到达之前飞到了每一个海港为他们的到来进行准备。我们已经计划在活动预订 的最后一个海港下船举办告别庆典活动。当我星期五深夜到达这个海港 时，我注意到，在我们将举办告别活动的会场出口外的停车场上，有几辆难看的载重卡车，卡车车主们把那里当作了周末停车的地方。这些卡车影响了会场的效果。所有的合同和通信联系中都强调这个区域必须保持整洁畅 通。因为合同中已有明确规定，而且我有合同副本，所以我就找到卡车所属的公司，请他们把车开走。