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上海最专业活动策划公司:选对日子是活动策划中最关键的一环

2012-09-24 21:18:36

要让你的活动获得成功,―个重要条件是选—个日子。在选定活动日期时,除了保证大多数人能够出席之外,还需考虑其他因素,例如,在你的活动日期前后有没有其他事情发生?如果你邀请客人带孩子一起来参加活动,那么活动最好不要安排在第二天有课的晚上,客人们都不会久留,因为父母和孩子第二天都要早起上班上学。将活动时间推迟到周末会是个更现想的选择,如果! 在工作日,夫妻双方或一方要从工作地点赶来参加活动都必然会动用两辆车, 安排在周末则会避免这种情况。如果你仍然决定将时间定在工作日的晚上,这个时间是否位于考试之前或考试之间?这也会给你的活动带来影响。一家公司曾经考虑在万圣节的第二天晚上举办一个节日庆典的开幕式,并打算邀请孩子们和年轻人参加。有人认为这样的安排是不妥的,因为接连两个忙碌而兴奋的夜晚会让孩子们在第二个活动中感到过于疲惫,烦躁不安。

想象你在6月份的一个星期六的晚上来到一家饭店,参加一个要求出席者穿宴会小礼服并带黑领结的晚会。到场后,你发现大厅里站着不少警察,而饭店的一间舞厅里正在举行学校包场舞会,场面显得有些乱。不久,消防队和救护车来了,舞厅里有人昏倒了,需要立即抢救,这一切都是可能发生的——这一切的确曾经发生过!

你应该避免在学校包场舞会的隔壁举行活动。你一定得事先问清楚, 在你搞活动的同时,饭店内还会举行其他什么活动。

在完成你的计划之前,你应当考虑一下季节因素。5月和6月是婚礼和学校舞会的高峰期, 11月和12月是庆贺节日的高峰期。有没有需要引起你注意的地方呢?你考虑前往的旅游目的地是否正处于一年中雷电和山洪的多发期呢?那里是不是飓风肆虐的季节呢?路面交通会不会因为当地正处在风雪的季节而经常瘫痪呢?这些因素都可能给在滑雪胜地召开的会议带来影响

如果你要举行一次类似新车发布会的公司活动,而且可供选择的时间有限,你最好在客人下榻的饭店举行告别宴会,这样做有诸多理由.其中包括你可以通过承诺让饭店来负责告别宴会的食物和酒水来换取客房和会议场租金的优惠。假如参加活动的客人都是来自外地,而且他们打算第二天一大早就离开在饭店举行告别宴会就可以使这些客人早些撤离宴会,回房收拾行李,为第二天启程做好准备,他们就不必为了等待回饭店的班车而不得不等到活动结束。

节假日

仔细考虑你计划举办活动的日期。你计划的活动时间会不会与某些节假日发生冲突?如果你的活动是在另外一个国家举办,那么你不但要考虑国际假日,还得考虑当地节日对你的活动的影响。比如说,马来西亚的开斋节,这个节日是用来庆祝禁食及禁酒月的结束,是穆斯林的一个特殊的节日。这个节日为期两天,是国家的法定假日,所以很多商家在这两天都会暂停营业。如果你的活动是在吉隆坡举行,你就有必要了解这一情况,并将它写进你的计划书里。 仔细考虑一下这些因素会给你的活动带来哪些影响,然后据此调整你的计划。 如果你的活动在墨西哥举行,那么你的客人也许还有机会在瓜达卢佩圣母节 〈12月12日,墨西哥的民族节日〉时欣赏到盛大的烛光游行。这对你的客人来讲将是难以忘怀的美好记忆,但你必须提前弄淸楚,这样的庆祝仪式会在哪儿、 以什么样的方式影响你的活动。在世俗文化中,人们往往容易忽略世界其他地方宗教的巨大影响。

当我在摩洛哥考察活动地点的时候,我乘坐一辆豪华轿车沿途旅游。 我亲身体会到了宗教对会议行程安排的影响力。我们的轿车司机是一名穆斯林教徒,一天之内他五次接到通知去作祈祷。我们就得根据这些断断续续的事情调整我们的约会时间表,以表示我们对司机以及我们供应商的宗教信仰的尊敬.

请别让你的活动与任何长假或庆祝活动的时间相冲突,比方说母亲节或父亲节,因为这是家庭团聚的日子。春假也是一个问题(时间常常有变化〉,到了夏天的时候你可能发现你想找的每一个人好像都到乡下度假去了。

一年中的什么时候最合适?

为什么一年中有的时候特别适合你开展活动呢?来看看以下原因吧。到底是这个时候合适,还是其他时候更恰当呢?

会议

新车发布会通常都是在秋季举行。汽车经销商希望在这个时候与厂家碰碰面看看新产品。你应该确保你发布新车的时间也是你激起市场的期待和惊喜的时间与经销商拿到新车的时间不会间隔太长。你应该保持高涨的势头。这种做法不仅适用于推销产品,也可用于推广各种政策和程序。不要将公司的新政策或者新程序介绍一通,却不尽快将其付诸实施.

筹款活动

你所希望邀请的客人和支持者此时是否都在城里?如果你的活动想邀请社会上层人士参与,请记住他们可能会因冬季的到来而在国外待很长一段时间。

你的活动会不会受到其他正在进行的重大活动的影响呢?比如电影节或音 乐节?你将会和谁竞争呢?查一査当地的报纸、杂志,咨询一下旅游和会议管理办公室,看看什么时间会有什么活动在进行。还有一些公司专门给自己的会员提供即将开展的活动的详细信息。咨询一下你的旅游和会议管理办公室,看在你的活动区域里是否有这样一个公司

奖励活动

你选择的时间是否既对客人合适,又对公司合适呢?你是不是在传统的家庭团聚时间里(比如在暑假或周末)让大家来参加活动?

当你考虑组织旅游的时候,你的旅游目的地是否在这个时候有最大的吸引力?阳光灿烂的巴巴多斯在冬季应该是很有魅力的但在夏季却不尽然。在你制定出行计划的时候,是否考虑到了季节因素呢?当时是风季节还是雨季?你可以向当地旅游部门咨询一下某旅游目的地过去的气候记录。

如果改变一下时间,是否能使价格更优惠一些呢?比如,对外国人来说,美国的顶级饭店在阵亡战士纪念日、感恩节和选举周能提供很优惠的价格。在饭店住宿方面省下来的资金则可以用于拓展活动项目。

在饭店有较高的空房率时,你往往可以从以下几方面得到些许实惠:

享受免费的签到欢迎招待会

享受免费的客房礼物或一些便利

享受免费的温泉或获赠健身俱乐部的人场券

可提前登记人住

可延迟结账退房

兑换票面价值相等的外币(例如,可以使用与美元同等票面价值的加拿大元)

享受免费的早餐

升级的客房。有的饭店提供优惠客房服务,享受此待遇的客人每天早上可以获得免费的欧洲大陆式早餐,每晚可获赠免费开胃菜。活动参与者不仅可以享受更好的客房,而且从免费早餐这一项省下的钱可以花在其他更需要的地方。

享受免费的鸡尾酒欢迎招待会

额外的贵宾套房

团队客人中提前人住饭店或推迟退房的,也可以享受优患的客房价格

 

善达公关,14年活动策划执行经验,是上海最专业活动策划公司,欢迎咨询 Tel:021-60513666

 

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