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上海最有经验活动策划公司 活动场地:帐篷

2012-10-07 21:46:25

 

上海最有经验活动策划公司 活动场地:帐篷

 

如果你考虑在帐篷里举办特别活动,你应该看看“贝西的婚礼”这样你才能明白将某些因素考虑到预算中的重要性。在影片中,他们租用的帐篷上有补丁,下暴雨时小裂缝被迅速撕开,帐篷顶无法承受雨水的重量,有一部分塌陷下来,草地变成了泥沼地。

帐篷可以用作活动的主要场地,也可以用作第二场地。例如,如果你考虑举办婚礼或特别活动,你可以在主场地迎接客人、举办招待会,然后请客人到帐篷里坐下来进餐。你也可以在帐篷里举行整场活动。帐篷可以提供阴凉,这对于运动会是很重要的。帐篷还可以在天气恶劣时派上用场。如果你是在不允许吸烟的地方举办活动,比如历史故居这样的地方,你甚至可以考虑在主场地旁架起一个专门供吸烟者使用的帐篷。
 
你需要考虑什么样的帐篷能满足你的要求。用柱子支起来的帐蓬像马戏团的帐篷一样有较高的尖顶,有框架的帐篷通常安装费很高,但有较多可使用的空间。具体情况可以与当地的帐篷租赁公司联系,但一定要让他们提供真实样品以备检査实际质量。公司一般都会有产品目录,但你一定要亲眼看到实物。有时候目录图片看起来很漂亮,但实际上帐篷却可能有斑点,还布满裂缝。找个时间到公司营业处实地看看,你才能知道他们的帐篷质量如何、有哪些品种。你要单色的,还是要有条纹的?你要什么样的侧边?为了保证帐篷没有划痕、裂缝、撕破的地方或其他明显的破损,而且安装情况完好,你应该在合同里对这些方面有详细的说明。侧墙较脏的帐篷是不能接受的,必须刷洗干净。这一点在合同里也要陈述清楚,并重点注明。同时还要规定完成清洗工作的具体时间。某次活动就出现了这样一个小插曲,当客人们已陆续到达时,安装工人们还在清洗帐篷。
 
请帐篷租赁公司人员与你一起进行现场考察,协助你决定哪种帐篷最适合你的需要。帐篷在相片里有多漂亮并不重要,重要的是帐篷是否适合在你的 活动场地使用,是否满足活动的需要。在现场考查后,帐篷租赁公司应该明确 告诉你,帐篷是否能固定在地底下还是需要将它固定在地面上,以及由此会有什么额外费用。例如,如果你在停车场设置帐篷,你不可能在不损伤地面的情况下把帐篷固定在地底下;这种情况下就应该把帐篷牢牢地固定在地面上;如果你是在泥土地上设置帐篷,那么你就要找那种可以在地下固定的帐篷型号;如果帐篷是设在有树的地方,你则需要考虑帐篷的顶部是否足够高。如果有低空悬挂的电线,帐篷顶就不能过高。另外,帐篷有没有设置在某个风口上?
 
你应该知道哪种帐篷最适合你的活动场地,而不是只注意哪种帐篷看起来漂亮。在未做现场考察之前不要签订合同。你现场考察时,所有相关人员都要到场——帐篷租赁公司、宴席承办商、为活动提供桌椅的人员。不要只凭主观判断,而应作精确的测量。你必须对拟定举办活动的场地进行测量才能决定是否可行。宴席承办商应讲明他们有什么需要,如果他们在帐篷里做饭,帐篷必须拥有良好的通风条件。在灯光和用电方面还有什么要求?活动场地的地面 是不是凹凸不平?如果是,必须准备铺设地板。你还应该向消防部门咨询,帐篷与现有的建筑物的距离应该是多少。 
 
你准备设置帐篷的那片土地的所有权归谁?你需要得到谁的允许?需办理哪些许可证?需要帐篷许可证吗?建筑许可证呢?需要土地使用许可证吗?还需要办理其他哪些许可证?你可能是在餐馆所在的地方设置帐篷。餐馆有土地 使用证,因此你在餐馆的地产上设置帐篷需要得到餐馆的许可,或者,你是在公园里举行活动,那就必须征得公园和娱乐部门的允许,并从他们那里获得土地使用许可证。你需要用水许可证吗?你需要给帐篷接通电和自来水,还是自带发电机?你的活动内容和要求将决定你需要办理哪些许可证谁来办理这些许可证?每次举办活动的情形都不一样,没有处处都适用的统一规则。检查,检查,再检查。在合同里详细写出哪一个人负责办理哪一种许可证,要求在活动开始之前就拿到每个许可证的复印件。在活动举办的当天要确保所有的许可证都在手,以备检查人员突然来访。另外,还应在档案里存上复印件。
 
对所有可能产生的费用事先要做到心中有数。要不要付场地租金?为了使宴席承办人员可以在避开客人的地方准备饭菜,是否需要单独设置一个做饭的帐篷?
 
设置和安装帐篷需要多少天?某汽车经销商准备在汽车展区设置一个帐篷,用于举办一次私人活动。结果他们发现必须在活动前花两天时间设置帐篷,这就意味着必须把展出的汽车挪到另一个地方放置三个工作日。因为这样做将会影响他们的销售,所以只能另找一个活动地点。他们原先以为只需把汽车挪走一天。
 
你应该怎样做才能拿到酒类饮品许可证?你怎样做才能遵照许可证行事?在一些地方,酒类饮品只允许在封闭起来的区域供应,那么你的帐篷要怎样设置才能符合这样的规定?帐篷租赁公司有没有消防出口标志,还是应该由你来准备这些标志?你应该设置移动卫生间吗?你可以参考有关规章制度,看看允许安置多少个卫生间。(如果不遵守规章制度,活动可能会被取缔。
 
在预算允许范围内,为女客人和男客人准备各自的卫生设施。现在有供特别活动租用的高级拖车式移动卫生间,里面安装水池,有自来水,你可以不必再去租建筑工地上使用的移动卫生间。必须安排员工维持卫生设施的清洁。
 
当你举办帐篷活动时,帐篷设立与第二天活动举行之间的那个晚上的保安费用也要计算在预算内。这将保证二件事:已放置好的桌子和椅子的夜间安全;不期而来的客人不在帐篷底下“扎营”;帐篷在活动当天状况完好。其他要纳入预算的项目有:租用桌子、椅子、瓷器、银器、布类用品、餐巾、装饰、饮食服务人员 的费用,以及其他相关的项目,例如备餐用的帐篷费用和用电方面的费用。记住,恶劣天气会拖延帐篷的搭建速度。因此,你在安排送货事务和计算准备及搭建帐篷的时间时要把天气因素考虑在内。一定要弄清楚活动前后帐篷设立的地方有哪些清扫费用。你应该负责请人打扫场地吗?草剪了没有?地面洒水了吗?
 
除了以上提到的项目以外,还有地板铺设、灯光、发电机、空调或取暖器的费用,都应该计算到预算里。很多人认为在帐篷里铺设地板不是必要的,但是除非你的预算实在有限,在草地上设置帐篷时一般应铺设地板。搭建帐篷可能需要两天时间。如果地面潮湿又没有时间晾干,那么没有地板的话,桌椅就会陷到地里去。当客人们挣扎着从陷下去的椅子上起来时,他们会抓住桌子,这 样桌子又进一步陷进地里去。这将给餐桌中心摆饰物、桌上的餐具以及整个餐 饮服务都带来灾难。如果男宾们戴着黑领结,女宾们穿着高跟鞋的话会发生什么状况?或者是夜幕降临,天气凉下来,脚下的草潮湿了呢?所以铺设地板还是 必要的,它能保证客人们的舒适感
 
如果是早春或暮秋,除了地板和灯光(供晚间活动使用)的费用以外,还必须考虑取暖费。在比较凉爽的季节里,取暖器能使客人感到舒适。记住,热气会上升,因此要用天花板的风扇把热气吹下来。取暖器也能使温度比较均匀。例如,假设客人们先在主场地(如房屋内)参加鸡尾酒招待会,然后进入帐篷里开始进食主餐,你就应该保证客人们进入帐篷时同样感到舒适。 |
 
可供选择的侧墙种类很多。你可以选择那种天热时可以卷起的侧墙,为防止蚊虫进入,它设置了一层纱网。如果天气变坏了,还可以把侧墙放低。如果你想创造一些特殊效果,例如室内烟花,那你则需要那种安装了废气排放设施的 侧墙。
 
如果你的活动既提供室内设施,也提供室外设施,那么你的帐篷应该既可以作为遮阳避雨的工具,又可以用作分会场。如果是按照室内和室外场地的总面积来决定会场的总容量和受邀客人的总数的话,那么帐篷就不仅仅是容纳多余客人的场所,它还成了该活动极为重要的一个部分。你需要确保客人愿意从 室内到室外来,并留在外面,这样室内才不会过于拥挤。一种方法就是在帐篷里供应主餐,把客人吸引出来。要保证帐篷里有足够的座位,有自助餐、音乐或其他娱乐项目,否则无法把客人留住。也可以不设自助餐,而让客人互相传递着吃一些用手拿的食品和一些冷热开胃小吃,这样可以腾出空间安放更多的桌椅。桌子可以小一些,使得这里不像宴会而更像一个夜总会。通过这些方法,你成功地创造出两个气氛活跃的场地,而不是只有一个主场,帐篷只是用来安排多余客人、没有任何气氛的地方。如果客人感受到的是一片死寂(没有音乐和娱乐),没有气氛,只是盛放了一些食品和几把椅子,帐篷里就会显得毫无生气,没有任何吸引力,特別是如果你在另一个会场创造了充满活力的气氛的话,情况更会如此。在帐篷里准备这些东西能把客人吸引过来并留在那里。当你花了大笔资金举办活动时,却在帐篷设置上斤斤计较,会先得无可理喻。通过在帐篷里举办动感十足的乐队表演、配上特殊的灯光效果或激光秀时,你成功地创造了又一个兴奋有趣的活动现场。


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