答：合同里要写明你要求演员什么时间准备好、什么时间穿演出服出场。一般来说，音乐或表演应安排在客人预计到达时间前至少15分钟开场，这样，迎接客人的“欢迎曲”就不是一片“寂静”。要向演员强调在客人到达之前做好准备的重要性。同一天他们在其他地方还有演出吗？两个演出之间有充足的时间吗？表演结束之后他们还要去别的地方吗？他们是否要赶飞机？这一点，有时对主要演员及演讲嘉宾来说尤其重要

 

当你安排排练时，还要考虑同一时间是否还有其他活动在此进行。在乐队开始排练的同时，负责视听设备的工作人员也在调试音效吗？是不是在你排练时招待区还有鸡尾酒会在进行？客人们能听到安装和排练的声音吗？你是否需要调整某个节目的排练时间？

问：活动什么时候结束？

 

答：展示活动或演讲比预定时间长的几率有多大?或许你需要预留一个小时作为机动时间。

 

问:节目达到高潮时你会要求演员延长演出时间吗？

 

答：在世界上有些地方你可以把晚会延长到凌晨一点，但必须征得有关部门的同意或申请许可。有时候主办方会提出延长晚会时间的要求,你事先必须对此有所准备。要告知乐队有延时演出的可能性，并了解需要支付多少额外费用。另外，通知乐队在接到你的通知前不要拆卸或收起演奏乐器。

 

问：他们的设备什么时候到？安装和调试需要多久？

 

答：他们的设备通过什么方式运送?需要为卸车作特殊停车安排吗？会涉及工会人员和费用吗?有现成的人员能立即开始安装工作吗？乐队、你、举办场地，谁来安排安装ェ?安装乐器需要多长时间？他以前在此表演过吗？如果没有，和他们一起做一次实地考察。有没有什么因素会影响工作？比命没有电梯只有楼梯，走廊狭窄，室内有枝子或吊灯?

 

在开始准备布景和桌子之前他们能准备好吗?如果室内还有其他工作在进行，那应如何协调？先后次序怎么安排？

 

问：他们对卸载和组装设备有什么特殊要求吗？

 

答：他们会用到手推车吗？卸载时需要帮助吗？如果这饭店有工会组织，那么这些协助性；作可能是要收费的,这笔费用要列入你的预算里。要租赁什么设备？牵涉到什么费用？谁来操作？如果舞台很复杂、很大，灯光、视听器材和娱乐设备的运入、组装、调试、拆卸等费用就会很高,有时可高达1万美元或更多，所以，这些事项事先必须了解清楚并作好预算，这一点非常重要。他们要用升降机吗？你是否需要为此另安排时间？你知道要搬入物体的大小和重量吗?例如，如果要搬入一架钢琴，货梯能装得下吗？是否还需要调音师了解清楚这些设备、器材的特点，确保它们都能顺利地搬进来。